Ventas Proactivas Controladas
Las empresas de cualquier tamaño tienen multitud de problemas y áreas de desarrollo, pero sin duda el más recurrente especialmente en la pequeña y mediana empresa es el de cómo incrementar las ventas y el desempeño del equipo de ventas.
El desempeño del equipo de ventas y el lograr un incremento en las ventas depende de tener un esfuerzo constante para manejar y estructurar el trabajo de ventas en la empresa y la manera en la que los vendedores organizan su trabajo semanal alrededor de las oportunidades.
Desafortunadamente la mayoría de los vendedores trabajan de manera reactiva; es decir persiguen las oportunidades reaccionando a las diferentes situaciones que se les presentan como: qué prospecto es el que presiona más por su cotización o propuesta, o el Gerente Comercial o General recordándoles que atiendan a algún cliente importante.
Para que el trabajo de ventas sea más eficiente debe volverse proactivo, es decir la atención a las oportunidades debe ser parte de un plan y basado en un análisis de la información que le de al vendedor un orden de prioridades de cómo organizar su trabajo de ventas.
Para analizar información hay que tener información, muchas empresas no registran datos importantes de su trabajo de ventas que les permitan después analizar la historia y determinar índices, tendencias y necesidades de su trabajo de ventas.
Para lograr lo anterior el primer paso es diseñar un repositorio de datos en el que se vaya día a día registrando información importante de cada venta. Algunas empresas han adquirido e instalado una herramienta de software conocida como CRM o Customer Relationship Management que permite manejar esta información, pero en su forma más simple una buena hoja de MS Excel es suficiente para registrar estos datos.
Hay 4 índices principales de ventas que queremos calcular y monitorear para establecer un sistema de Ventas Proactivas Controladas:
- Ciclo de Ventas. El tiempo que nos estamos tardando o que nos tardamos desde que empezamos a perseguir una oportunidad hasta que la cerramos. Esto se calcula restando a la fecha de hoy o a la fecha de cierre (si la venta ya se cerró), la fecha en la que empezamos a perseguir la oportunidad.
- Ticket Promedio. El tamaño en pesos de la venta promedio que realizamos. Esto se calcula sumando los montos de todas las ventas realizadas para cierto periodo y dividiéndolo entre el número de ventas realizadas en ese periodo.
- Índice de Conversión. Se refiere al porcentaje de oportunidades o prospectos que se convierten en prospectos calificados, es decir en oportunidades reales de venta que podemos perseguir. Esto se obtiene dividiendo el número de oportunidades calificadas a perseguir entre el número de oportunidades generadas por diferentes medios.
- Índice de Cierre. Se refiere al porcentaje de oportunidades que se convierten en ventas reales. Se obtiene dividiendo el número de ventas entre el número de oportunidades calificadas que se persiguieron.
Además de la información obvia como el nombre del cliente y el nombre de la oportunidad o proyecto, es importante para lo anterior registrar campos adicionales como la fecha en la que empezamos a perseguir una oportunidad, la fecha de cierre cuando se vendió, el monto exacto de la posible venta o venta cerrada y todas las oportunidades que se generan (para poder calcular después el índice de conversión).
Así que el primer paso a un sistema de ventas proactivas controladas, es establecer un registro de las oportunidades para analizar índices, vigilar la historia y tendencias de ventas y tener esto como base para organizar el trabajo a través de un control de estatus de ventas en base al ciclo de ventas (ambos conceptos que veremos en un artículo futuro). Si aun no tienes un CRM o una hoja electrónica que controle esto empiézala ya; es lo que se conoce como el “Pipeline” de ventas o Control de Oportunidades; y es la piedra angular para organizar y mejorar el desempeño del equipo de ventas. Si en la empresa cuentan con la información llénalo de manera retroactiva para los últimos 6 o 12 meses y con eso puedes empezar a calcular los 4 índices para establecer un plan de trabajo.
Febrero 2011 Guillermo Mendoza
Coach Ejecutivo, conferencista, escritor, empoderando individuos y organizaciones a transformarse obteniendo los resultados que quieren más rápido y mejor.
Guillermo Mendoza gmendoza@conegte.com
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